文书档案归档前需完成整理、编号、排序，再装入专用文书档案盒。步将单份文书按年度、保管期限分类排序，去除回形针、订书钉等金属装订物，金属长期存放锈蚀会在纸面留下锈斑，损毁字迹。文件整理整齐后平铺放入档案盒，不可对折、卷曲原件，厚度匹配对应规格盒体，盒内文件不宜超出盒身高度。利用盒内棉质绑带轻轻捆扎固定，防止搬运、挪动时散乱。在脊背标签区清晰填写分类信息，字迹选用中性碳素笔，避免墨水晕染渗透纸张。装满后闭合盒盖，整齐存入档案柜。不同保管期限、不同年度的文书分盒存放，禁止混装。日常调取档案轻开轻合，避免大力弯折盒体，用完及时归位闭合盒盖，减少光照灰尘接触，延长文书与档案盒使用寿命。